Thời gian gần đây có nhiều bạn quan tâm và hỏi về vấn đề công chứng hợp đồng mua bán chuyển nhượng nhà đất, thừa kế nhà, đất cũng như làm thủ tục sang tên sổ đỏ. Như tôi đã chia sẻ ở bài viết 5 bước cơ bản cần lưu ý khi mua bán nhà đất và làm thủ tục sang tên sổ đỏ, thì sau khi công chứng hợp đồng mua bán, chuyển nhượng, văn bản thừa kế … bạn nên yêu cầu văn phòng công chứng làm thủ tục sang tên luôn cho bạn. Nhưng đúng là nếu đặt địa vị là một người đi mua / bán nhà, đất, người được thừa kế thi đôi khi bạn sẽ có tâm lý không yên tâm khi giao cho người khác làm sang tên sổ đỏ cho mình và muốn tự đi làm thủ tục sang tên cho mình. Vì vậy bài viết hôm nay tôi sẽ chia sẻ cho bạn một vài kinh nghiệm để bạn có thể tự đi làm thủ tục sang tên sổ đỏ một cách thuận lợi hơn.

Làm thừa kế tuy nhiều giấy tờ hơn nhưng toàn anh em họ hàng trong gia đình nên cũng không có gì phức tạp, bởi vì khi bạn đã công chứng được tức là anh em đoàn kết, thống nhất và không có tranh chấp

Sau khi công chứng xong Hợp đồng mua bán chuyển nhượng nhà, đất, văn bản thừa kế và có thể là đã hoàn tất việc giao tiền, giao giấy tờ. Bạn bắt đầu làm bước cuối cùng để hoàn tất thủ tục mua bán chuyển nhượng, đó là Nhà nước sẽ công nhận nhà, đất đó là của bạn bằng một Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (sổ đỏ) mang tên bạn.

Với những trường hợp tách thửa (mua, bán một phần diện tích đất trên sổ đỏ), bạn sẽ phải làm thủ tục xin Công văn tách thửa và Vẽ hồ sơ kỹ thuật thửa đất trước khi công chứng hợp đồng.

Làm thủ tục sang tên ở đâu?

Hiện nay ở Hà Nội việc cấp sổ đỏ đã được “quy về một mối” đó là Sở tài nguyên và môi trường thành phố Hà Nội. Sở TN và MT sẽ thành lập các chi nhánh đặt tại tất cả các quận, huyện trên địa bàn thành phố Hà Nội để thực hiện việc nhận hồ sơ và trả kết quả cho người dân. Vì vậy, nếu bạn ở Hà Nội thì bạn chỉ cần đến bộ phận 1 cửa của Chi nhánh văn phòng đăng ký nhà đất ở quận, huyện nơi có nhà, đất để làm thủ tục. Riêng với 3 quận là Hoàn Kiếm, Ba Đình, Đống Đa bạn sẽ làm thủ tục chung ở 1 địa chỉ là số 10 phố Đặng Dung.

Đối với các tỉnh thành khác nơi nào chưa “quy về 1 mối” như Hà Nội thì có lẽ bạn có thể đến bộ phận 1 cửa của UBND quận, huyện nơi có nhà đất để hỏi và làm thủ tục.

Nghe qua có vẻ hơi “lằng nhằng” nhỉ, nếu bạn thấy có vẻ phức tạp thì bạn cũng không cần quan tâm hay tự tìm hiểu nơi nộp hồ sơ sang tền làm gì. Cách đơn giản nhất đó là bạn hỏi chính Văn phòng công chứng công chứng Hợp đồng cho bạn là bạn phải nộp hồ sơ làm thủ tục sang tên ở đâu. Chắc chắn VPCC sẽ hướng dẫn và chỉ cho bạn địa chỉ cần đến.

Chuẩn bị hồ sơ như thế nào?

Có một thực tế là tuy đã “quy về một mối” nhưng mỗi quận, huyện lại yêu cầu một  bộ hồ sơ với các thành phần giấy tờ có khác nhau đôi chút. Ngoài những giấy tờ cơ bản (CMND, hộ khẩu…) thì ở mỗi quận sẽ có thêm hoặc bớt một số giấy tờ khác trong bộ hồ sơ.

Vậy làm thế nào bạn biết được? Cách đơn giản nhất đó là bạn hãy mang tất cả bộ hồ sơ giấy tờ dùng để công chứng hợp đồng mua bán chuyển nhượng của cả bên mua và bên bán, của những người thừa kế để đi làm thủ tục. Đảm bảo bạn sẽ không bị thiếu giấy tờ nào mà chỉ có thể đủ hoặc thừa thôi

Bạn nhớ sao y bản chính mỗi loại giấy tờ ít nhất 02 bản và sao luôn tại VPCC sẽ nhanh và thuận tiện hơn (tuy rằng có đắt hơn một chút so với UBND phường, xã). Có thể cơ quan cấp sổ chỉ yêu cầu bạn nộp 01 bản thôi, nhưng phần lớn bạn vẫn sẽ cần 02 bản. Nếu thừa thì bạn vẫn có thể dùng giấy tờ đó để làm các công việc khác sau này.

“Bí kíp” của bước chuẩn bị hồ sơ đó là: Thà mang thừa còn hơn bỏ sót! 

Đối với 1 số trường hợp tùy quy định ở từng quận / huyện, bạn sẽ phải lấy thêm các xác nhận ở phường / xã trước khi nộp hồ sơ.

Lưu ý: Hiện nay ở một số quận, huyện trên địa bàn thành phố Hà Nội có thêm yêu cầu về Tờ khai Thuế sử dụng đất phi nông nghiệp và yêu cầu người nộp hồ sơ phải tự đi xác nhận ở UBND phường, xã trước khi nộp hồ sơ làm thủ tục sang tên sang tên

Nộp hồ sơ ra sao?

Trong quá trình tư vấn cho khách hàng, chuẩn bị hồ sơ và đi làm các thủ tục tại bộ phận một cửa, tôi nhận ra rằng có rất nhiều khách hàng cũng như người dân tuy rằng rất muốn tự đi làm thủ tục sang tên nhưng lại có tâm lý e ngại (thậm chí là khó chịu) khi phải đến trực tiếp các cơ quan hành chính nhà nước, tiếp xúc với các cán bộ, công chức của bộ phận 1 cửa.

Thực ra bạn không có gì phải e ngại hay khó chịu cả, chính tâm lý đó lại góp phần gây khó khăn hơn cho việc đi làm thủ tục cho bạn. Bạn cứ đến làm bình thường giống như bạn đi làm công việc của bạn mỗi ngày vậy.

Thông thường các bộ phận 1 cửa đều nhận và trả hồ sơ cả ngày, trong giờ hành chính. Tuy nhiên có một số nơi họ quy định hoặc ưu tiên nhận hồ sơ buổi sáng, trả hồ sơ buổi chiều thì cũng không sao cả, chỉ có đợi lâu hơn 1 chút. Kiểu gì thì bạn cũng sẽ phải đến lần đầu tiên để mua bộ tờ khai và viết tờ khai, vậy nên nếu chưa nộp được hồ sơ ngay thì cũng không sao cả.

1. Nộp hồ sơ tại bộ phận 1 cửa

Tại bộ phận 1 cửa, về cơ bản bạn có thể làm theo các bước sau:

B1. Bấm số xếp hàng và mua tờ khai

Thường thì các bộ phận 1 cửa rất đông, vậy nên đến nơi nếu bạn thấy đông thì bạn nên bấm số luôn. Những nơi nào chưa có máy bấm số thì bạn cũng xếp hồ sơ vào luôn mà chưa cần phải viết tờ khai trước. Còn nếu vắng quá thì thôi, không cần bấm số ngay cũng được

Sau khi bấm số xong, bạn mua hoặc lấy tờ khai tại 1 ô hoặc bàn chuyên hướng dẫn thủ tục và cung cấp tờ khai (tùy từng nơi). Nếu bạn không biết có thể hỏi luôn bộ phận 1 cửa hoặc những người xung quanh, họ sẽ chỉ ngay cho bạn.

Khi lấy bộ tờ khai, người đưa tờ khai cho bạn họ sẽ hướng dẫn bạn phải viết mấy loại tờ khai và số lượng bao nhiêu. Họ cũng sẽ hướng dẫn luôn cho bạn là cần những loại giấy tờ nào. Thường là họ sẽ đưa đủ số lượng tờ khai nên bạn sẽ phải khai hết cả bộ tờ khai đó. Tờ khai để cấp sổ đỏ về cơ bản có các loại sau:

• Tờ khai thuế thu nhập cá nhân
• Tờ khai lệ phí trước bạ
• Một hoặc 2 loại đơn tùy từng trường hợp (mua bán, chuyển nhượng, tặng cho, thừa kế…)

Sau khi nhận bộ tờ khai, tốt nhất bạn nên đi photo thêm vài bộ nữa đề phòng viết sai, viết nhầm. Nếu có điều kiện thì mua vài bộ cũng được (thường là 10.000đ/bộ), có những bộ phận 1 cửa họ không bán mà cung cấp miễn phí thì bạn chỉ được lấy 1 bộ thôi.

Việc xếp hàng nộp hồ sơ có thể kéo dài nửa ngày hoặc 1 ngày. Vì vậy, bạn nhớ thu xếp thời gian phù hợp nhé

B2. Viết và khai tờ khai

Việc viết tờ khai như thế nào cũng là cả 1 vấn đề đối với những người dân tự đi làm thủ tục. Tuy nhiên bạn cũng không phải lo lắng vì ở phần lớn các bộ phận một cửa đều đã có mẫu và hướng dẫn cách ghi tờ khai cho mọi người. Mẫu hướng dẫn này thường được dán / treo trên tường hoặc dán ngay ở mặt bàn chỗ viết tờ khai. Bạn chỉ cần xem cẩn thận bản mẫu và viết theo là được.

Ở một số nơi nếu bạn khai thiếu thì sau đó người nhận hồ sơ sẽ bổ sung giúp cho bạn, vậy nên bạn cũng không cần lo lắng quá về việc viết tờ khai như thế nào.

Nếu đến lượt số của mình mà bạn chưa viết tờ khai xong thì có thể đổi số của bạn cho người khác có số liền sau đó.

Để việc khai, ký và nộp tờ khai thuận lợi thì khi làm văn bản, hợp đồng công chứng bạn nên thông báo với công chứng viên là ai sẽ là người đi làm thủ tục và nộp các loại thuế, lệ phí và đề nghị công chứng viên ghi rõ trong hợp đồng để sao cho cả quá trình sang tên chỉ cần 1 người đi làm thủ tục là được.

Thường thì công chứng viên sẽ hỏi bạn thông tin trên trước khi công chứng hợp đồng nhưng nếu họ quên thì bạn có thể nhắc cho họ.

B3. Nộp và lấy phiếu hẹn

Sau khi viết và ký xong tờ khai, bạn sắp xếp tờ khai và hồ sơ theo hướng dẫn trước đó của bộ phận 1 cửa. Bạn chỉ cần sắp xếp một cách tương đối thôi. Khi nộp nếu thiếu giấy tờ nào thì người nhận hồ sơ sẽ báo cho bạn, nếu thừa thì họ sẽ trả lại bạn. Họ cũng sẽ tự sắp xếp thứ tự hồ sơ theo cách của họ. Vậy nên bạn cũng không cần phải lo lắng quá về việc này.

Bước nộp hồ sơ lại là cả một vấn đề với mỗi người đi làm thủ tục, bởi vì nó liên quan đến khả năng và trình độ của người tiếp nhận hồ sơ.

Đôi khi bạn thấy rằng hồ sơ của mình đã đầy đủ nhưng lại bị bộ phận 1 cửa yêu cầu bổ sung hoặc trả lại… Lúc đó bạn sẽ cảm thấy khó chịu, có thể bạn sẽ nghĩ rằng họ đang gây khó khăn cho mình để yêu cầu lợi ích hoặc với mục đích nào đó không tốt… 

Tôi không phủ nhận việc đúng là có một bộ phận nhỏ cán bộ “1 cửa” cố tình gây khó khăn cho người dân đi nộp hồ sơ, việc này trên các phương tiện thông tin đã nói đến. Tuy nhiên với kinh nghiệm làm thực tế thì tôi thấy rằng đó có lẽ chỉ là một số ít thôi. Còn lại thì có thể rơi vào các trường hợp sau đây:

• Trình độ chuyên môn hạn chế: Với những cán bộ như vậy thì quan điểm của họ là yêu cầu thật nhiều giấy tờ cho chắc và đôi khi có những người đọc hồ sơ còn chưa hiểu được nội dung vụ việc, nội dung của hợp đồng, văn bản công chứng và họ không tự tin nên hay có những câu hỏi, thắc mắc, bắt bẻ mà bạn cảm thấy hơi vô lý. Nghe giống như đang gây khó khăn cho bạn nhưng thực ra không phải vậy. Khi gặp những cán bộ như vậy, bạn cố gắng bình tĩnh và đừng bực mình hay to tiếng với họ mà từ từ giải thích để họ hiểu vụ việc của bạn như thế nào. Cách giải thích thì giống như là văn phòng công chứng đã giải thích cho bạn. Nếu bạn biết quy định để trích dẫn thì tốt, không thì thôi cũng không sao cả. Chỉ cần giải thích hợp lý là được.
• Khả năng giải thích không tốt: Trường hợp này có thể là hồ sơ của bạn thiếu hoặc sai thật nhưng cách giải thích của người nhận hồ sơ làm cho bạn không hiểu, có thể do khả năng diễn đạt của họ bị hạn chế. Thực ra bạn với tư cách là người dân đi làm thủ tục không buộc phải hiểu rõ, hiểu hết các quy định của pháp luật, mà bộ phận 1 cửa phải có nghĩa vụ giải thích cho bạn hiểu. Vì vậy với trường hợp này bạn hãy đừng e ngại, cứ hỏi họ cho đến khi bạn hiểu thì thôi. Tôi thấy rằng cũng có nhiều cán bộ tuy khả năng giải thích còn hạn chế nhưng cũng nhiệt tình và cố gắng giải thích cho người dân hiểu và giải đáp tất cả các câu hỏi của họ. Vì vậy bạn cứ hỏi thoải mái đến khi hài lòng thì thôi cũng được. Còn nếu ai đó tỏ thái độ khó chịu hoặc cửa quyền, bạn hoàn toàn có quyền phán ánh lên cơ quan của họ.
• Người nộp hồ sơ đúng là có thiếu giấy tờ hoặc có sai sót trong hồ sơ: Trường hợp này thì lỗi lại thuộc về phía người nộp hồ sơ. Tôi thấy rằng có một số ít người dân đi nộp với tâm lý là kiểu gì cũng bị gây khó dễ và luôn ác cảm với bộ phận 1 cửa, thậm chí “sẵn sàng chiến đấu” với họ . Với tâm lý như vậy, thì tất cả mọi điều mà cán bộ 1 cửa nói đều sẽ không được tiếp thu, tiếp nhận mà chỉ cho đó là cán bộ 1 cửa đang gây khó dễ cho mình, dẫn đến việc tuy mình sai những vẫn không chấp nhận sửa đổi, bổ sung hồ sơ

Ngoài ra một số quy định của pháp luật, bộ phận chuyên môn, lãnh đạo cấp trên của bộ phận 1 cửa có những quy định đặc thù ở quận, huyện đó. Những quy định này đối với người dân mà nói thì nó khá khó hiểu và lằng nhằng. Thậm chí một số cán bộ 1 cửa cũng thấy như vậy. Tuy nhiên quy định là quy định và cán bộ 1 cửa buộc phải chấp hành, nếu không thì dù bạn có nộp được ở 1 cửa thì sau đó cũng sẽ bị cấp trên của họ trả về. Vậy nên khi nào bạn thấy họ nói câu: sếp quy định như vậy hoặc câu tương tự, thì bạn hãy thông cảm cho họ vì họ cũng không làm khác được.

Bạn hãy lưu ý điều này:

Bộ phận 1 cửa chỉ là bộ phận nhận hồ sơ và trả kết quả, còn việc quyết định có cấp sổ đỏ cho bạn hay không thì không thuộc thẩm quyền của họ.

Bạn đừng nghĩ rằng hồ sơ nộp được ở 1 cửa là đã xong rồi, thực tế có nhiều hồ sơ nộp được ở 1 cửa, sau đó lại bị trả về để sửa hoặc bổ sung giấy tờ.

• Tham khảo thêm: Nếu có thời gian, hãy kiểm tra toàn bộ hồ sơ giấy tờ trong nhà bạn

Đó chỉ là 1 số trường hợp điển hình tôi chia sẻ để nếu bạn gặp phải thì có thể xử lý. Còn tôi thấy rằng đa phần người dân đi nộp hồ sơ cũng rất bình thường và thuận lợi, hoặc cũng chỉ có 1 số rắc rối nhỏ không đáng kể. Hy vọng bạn cũng vậy, sẽ nộp hồ sơ một cách nhanh chóng  và thuận lợi 

* Lưu ý quan trọng: Có 2 hình thức cấp sổ đỏ sang tên, đó là cấp đổi sổ đỏ mới hoặc đính chính đằng sau sổ đỏ cũ. Vì vậy nếu như bạn muốn cấp đổi sổ đỏ mới mà không phải đính chính đằng sau sổ đỏ cũ thì khi mua tờ khai và nộp hồ sơ bạn lưu ý nói với bộ phận 1 cửa là bạn muốn cấp sang sổ đỏ mới, bạn sẽ được hướng dẫn và viết thêm 1 tờ khai nữa. Nếu không nói thì có thể bộ phận 1 cửa sẽ tự động làm thủ tục đính chính đằng sau sổ cũ đấy nhé.

2. Trước khi lấy kết quả

Chắc hẳn bạn sẽ thắc mắc tại sao phải có giai đoạn này bởi vì đến ngày hẹn thì phải đến lấy kết quả chứ làm gì nữa! Nhưng thực ra bước này cần thiết để bạn đỡ mất thời gian và đỡ cả bực mình khi ngồi đợi khá lâu mới đến lượt nhưng lại phải đi về mà không được gì.

Sau khi bạn nộp hồ sơ, bạn sẽ được đưa lại một phiếu hẹn, bạn hãy để ý trên phiếu hẹn có một dãy số dưới mã vạch và có 1 hoặc 2 số điện thoại (có thể ở đầu hoặc cuối phiếu hẹn). Khi đến ngày hẹn kết quả, bạn hãy gọi đến số điện thoại đó trước, đọc 3 hoặc 4 số cuối của dãy số dưới mã vạch và hỏi kết quả của hồ sơ đó đã có chưa.

Nhiều bộ phận 1 cửa khi đưa phiếu hẹn cho bạn sẽ dặn bạn như vậy, nhưng có những nơi họ sẽ không dặn mà chỉ đưa phiếu hẹn thôi. Dù họ có nói hay không thì tôi khuyên bạn đến ngày hẹn nên gọi điện thoại hỏi kết quả trước khi đến nếu bạn không muốn mất thời gian đợi. Trừ trường hợp gọi đến số điện thoại đó không có ai nghe máy, lúc đó bạn hãy đến trực tiếp.

Sở dĩ phải làm như vậy vì không phải hồ sơ nào cũng được trả đúng ngày ghi trên phiếu hẹn, có thể muộn hơn 1 vài ngày, thậm chí 1 tuần. Vì vậy bạn hãy gọi điện thoại trước rồi đến sau cũng được, một cuộc điện thoại như vậy cũng không mất nhiều thời gian đâu.

* Lưu ý: Nếu họ trả lời bạn là chưa có kết quả, bạn nhớ hỏi họ là bao giờ có hoặc bao giờ gọi lại. Đến ngày đó bạn cũng đừng nên đến ngay mà nên tiếp tục gọi để hỏi kết quả. Nếu bạn thấy lâu quá và muốn khiếu nại thì lúc đó hãy đến trực tiếp sau.

3. Lấy kết quả và nộp thuế

Kinh nghiệm cho thấy nếu như bạn nộp hồ sơ và từ lúc nộp đến lúc lấy kết quả không có ai gọi điện liên hệ với bạn hoặc chỉ liên hệ để đến kiểm tra hiện trạng nhà, đất, tức là 98% hồ sơ của bạn đã ổn. Bởi vì nếu hồ sơ còn thiếu hoặc phải bổ sung thì họ sẽ gọi điện thoại báo cho bạn trước khi đến ngày hẹn.

Họ sẽ liên hệ theo số điện thoại bạn cung cấp khi nộp hồ sơ, vì vậy bạn lưu ý cung cấp số điện thoại chính xác nhé.

Trình tự lấy kết quả cũng không khác mấy so với nộp hồ sơ, bạn chỉ cần đến nơi, bấm số xếp hàng, đợi và lấy kết quả.

Nếu mọi chuyện suôn sẻ thì bạn sẽ lấy kết quả là 2 Thông báo nộp thuế thu nhập cá nhân (TNCN) và Thông báo nộp lệ phí trước bạ. Trên đó có ghi rõ số tiền và những địa điểm nộp, bạn cũng có thể hỏi bộ phận 1 cửa để đi nộp ở địa điểm gần nhất và thuận tiện nhất.

4. Lấy sổ đỏ

Sau khi nộp xong thuế TNCN và lệ phí trước bạ, bạn cầm xác nhận hoặc thông báo đã nộp thuế về lại bộ phận 1 cửa để lấy sổ đỏ

Nếu như bạn được miễn thuế TNCN và lệ phí trước bạ, thì bạn không phải đi nộp ở đâu cả mà có thể lấy sổ đỏ luôn.

Để lấy sổ đỏ thì tùy từng nơi, có nơi bạn phải bấm lại số để xếp hàng, cũng có nơi chỉ cần nộp lại thông báo đã đóng tiền và đợi để lấy sổ đỏ luôn. Bạn nhớ mang theo CMND để lấy sổ đỏ nhé, mà tốt nhất là lúc nào cũng nên mang theo CMND bên mình.

"Khi lấy sổ đỏ, bạn có thể sẽ phải nộp thêm phí thẩm định (0,15% giá trị nhà, đất) và phí cấp sổ (khoảng trên dưới 500.000đ) nữa nhé, vì vậy khi đi nộp thuế và lấy sổ nhớ mang thêm tiền để tránh phải đi lại lần nữa."

Lấy sổ đỏ xong đừng vội cầm về ngay, bạn hãy kiểm tra kỹ lại tất cả các thông tin trên sổ đỏ (tên, địa chỉ, số CMND, diện tích nhà đất, địa chỉ nhà đất…) nếu phát hiện sai sót cần báo với bộ phận 1 cửa ngay và bạn sẽ được đính chính luôn lúc đó.

Nếu cầm sổ đỏ về nhà rồi bạn mới kiểm tra và phát hiện sai sót, thì bạn sẽ phải đến bấm số và xếp hàng, đợi 3-5 ngày mới được đính chính nhé.

Nếu có ý kiến hay câu hỏi liên quan, các bạn có thể gửi phản hồi ở dưới bài viết này, hoặc liên hệ riêng với chúng tôi để được tư vấn và giải đáp.